Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que el CENTRO COMERCIAL EL DIAMANTE,(Empresa administrada por INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS) haya recopilado para las finalidades previstas en la autorización respectiva. Para efectos del presente Manual el Centro Comercial se considerará como el responsable de la información recaudada.

Adoptar y establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

• Que la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos

• Que corresponde tanto a las directivas de INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS así como a sus empleados y terceros contratistas, observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta la empresa respecto de los datos de carácter personal cuya divulgación o indebido uso pueda generar un perjuicio a los titulares de la misma, en cumplimiento de los derechos contenidos en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, ley 1581 de 2012 , ley 1273 de 2009 y las demás normas o leyes que para tal efecto se expidan.

• Que las normas legales relacionadas con los datos personales establecen sanciones económicas, comerciales y privativas de la libertad, por lo cual es fundamental la cooperación entre INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS y los destinatarios de esta norma, con el fin de garantizar el cumplimiento de los derechos a la intimidad, al habeas data y a la protección de datos personales, evitando así perjuicios para cualquiera de las partes y/o terceros.

Base de datos personales: Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y tratamiento.

Base de datos automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.

Base de datos no automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.

Dato personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Pueden ser datos numéricos, alfanuméricos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.

Datos personal sensible: Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.

La presente norma se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en esta norma de seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquiera base de datos personales que se encuentren en custodia de INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.

El Manual de Políticas será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos (Registro sistema diamante, Encuestas, Pagina web, redes sociales, entre otros) que los haga susceptibles de Tratamiento por parte del CENTRO COMERCIAL EL DIAMANTE.

La presente norma se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:

4.1.  Representante Legal y/o administrador.

4.2.  Personal interno de INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.

4.3.  Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal.

4.4.  Los Socios, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario

4.5.  Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.

4.7. Las demás personas que establezca la ley.

En el Tratamiento de Datos Personales por parte del CENTRO COMERCIAL EL DIAMANTE, se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son:

1.  Conocer, actualizar y rectificar los datos frente al CENTRO COMERCIAL EL DIAMANTE. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley como lo son: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

3. Ser informado por el CENTRO COMERCIAL EL DIAMANTE. Previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos.

4. Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad Competente haya determinado que en el Tratamiento el CENTRO COMERCIAL EL DIAMANTE, ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.

6. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de INVERSIONES QUINTERO GARCIA LTDA, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.

1. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano. (Nomina)

Tratamiento de datos antes de la relación contractual. INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, antes, durante y después de la relación laboral y/o de prestación de servicios.

Antes de la relación laboral. INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS, una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el titular del dato no sea seleccionado. La información obtenida por INVERSIONES QUINTERO GARCIA LTDA respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.

Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS almacenará la información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física sólo será accedida y tratada por los encargados de Gestión Humana

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.

INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS tiene prohibido ceder tal información a terceros, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

Los datos personales de los empleados y prestadores de servicios se utilizarán para las siguientes finalidades:

• Promoción y selección de personal.

• Gestión de nómina, trabajo temporal y prestaciones sociales.

• Prevención de riesgos laborales.

• Capacitación del Personal

• Establecimiento de perfiles sociodemográficos.

• Investigación epidemiológica y actividades análogas

  2. Tratamiento de datos personales de Socios.

  Los datos e información personal de los socios de INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio. INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS solo usará los datos personales de los socios para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.

  Los datos personales de los socios de la empresa se utilizarán para las siguientes finalidades:

• Gestión Administrativa.

• Gestión de facturación y cobros.

• Gestión económica, tributaria y contable.

• Registros notariales

• Procedimientos judiciales.

  3. Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas

  INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS captará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios y que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

  Los datos personales de los proveedores y contratistas de la empresa se utilizarán para las siguientes finalidades:

• Registro de entrada y salida de documentos.

• Consultorías, auditorías, asesorías y servicios relacionados Gestión económica, tributaria y contable. Gestión de cobros y pagos Gestión de Proveedores.

 4. Tratamiento de datos personales de Clientes Comerciales.

El recaudo de Datos Personales por parte de INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS Y/O CENTRO COMERCIAL EL DIAMANTE tendrá las siguientes finalidades:

• Informar sobre nuestros servicios, eventos propios y de nuestros comerciantes, programación mensual, campañas promocionales y de mercadeo, sorteos, encuestas, novedades, anuncio de nuevas marcas, entre otros.

• Procesar los datos personales con fines estadísticos de acuerdo al objeto social del Centro Comercial.

  5. Tratamiento de datos personales de Clientes

  INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS captará de sus clientes los datos que sean necesarios, pertinentes para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS recolectará de sus clientes los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios y que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de actividad comercial que se contraten con el cliente.

  Los datos personales de los Clientes de INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS., se utilizarán para las siguientes finalidades:

• Registro de entrada y salida de documentos.

• Consultorías, auditorías, asesorías y servicios relacionados Gestión económica, tributaria y

  contable. Gestión de cobros y pagos Gestión de Facturación.

• Gestión de Contratos comerciales.

• Procedimientos Judiciales

• Reporte de comportamientos crediticios ante centrales de información.

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento del CENTRO COMERCIAL EL DIAMANTE para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:

Oficina administración CENTRO COMERCIAL EL DIAMANTE

Calle 51 73 -134 Teléfono: 590 87 02
Correo electrónico: cdiamante@une.net.co – mercadeoeldiamante@gmail.com.

El área antes mencionada será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todos los efectos previstos en la autorización otorgada en este Manual, de conformidad con el procedimiento que a continuación se establece.

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con El CENTRO COMERCIAL EL DIAMANTE, pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:

A. Procedimiento para solicitar prueba de la autorización otorgada. La solicitud se radicará en el puesto de información (Calle 51 N° 73-134 Oficina de Administración) o también podrá ser enviada al sitio web: www.eldiamante.com.co (contáctenos), correo electrónico (meradeoeldiamante@gmail.com), cdiamante@une.net.co , indicando por lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta. Recibida la solicitud se enviará copia de la autorización, quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

B. Procedimiento para actualizar información. El titular de los Datos Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo Tratamiento por parte del CENTRO COMERCIAL EL DIAMANTE, Podrá enviar la información actualizada a través de alguno de los canales establecidos para tal fin como lo son el sitio web: www.eldiamante.com.co (contáctenos), correo electrónico cdiamante@une.net.co (mercadeoeldiamante@gmail.com) o a la dirección Calle 51 N° 73-134 Oficina de Administración.

C. Procedimiento para rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones. Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud en los canales que tenemos para ello: sitio web: www.eldiamante.com.co (contáctenos), correo electrónico cdiamante@une.net.co (mercadeoeldiamante@gmail.com) o a la dirección Calle 51 N° 73-134 Oficina de Administración, de acuerdo con lo siguiente:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley o en el presente Manual.
11. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ley 1581 de 2.012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Esta norma ha sido aprobada mediante decisión adoptada por INVERSIONES QUINTERO GARCIA SAS, el día 15 de Febrero de dos mil trece (2013).Las Bases de Datos del CENTRO COMERCIAL EL DIAMANTE, tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto diez (10) años.

12. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO